Word 它包含用於建立和列印信封和標籤的專用工具，既可以單一列印，也可以大量列印。
您可以根據印表機和紙張類型配置自訂尺寸和進階列印選項。
郵件合併和 Outlook 聯絡人功能可讓您產生包含個人化資料的大量信封和標籤。
格式、字體、標誌和電子郵件發送等選項可協助您的郵件呈現專業效果。
從 Word 列印信封和標籤 這是很多人都知道但幾乎沒人能充分利用的功能之一。如果您從事郵政運送相關工作，無論是為公司、網路商店或個人企業工作，掌握這些工具都能為您節省大量時間和精力。
在本指南中，我們將看到 如何在 Word 中建立、配置和列印信封和標籤無論您只需要一個標籤，還是想要大量發送客戶地址，我們都將介紹基礎知識、進階選項、如何利用郵件合併以及如何在適當情況下整合 Outlook 聯絡人，以盡可能實現流程自動化。
相容的 Word 版本和一般方法
信封和標籤工具均有販售。 幾乎所有現代版本的 Word 都支援此功能。其中包括 Word for Windows。 微軟365適用於 Microsoft 365 的 Word 免費下載Word 網頁版、Word 2024（及其 Mac 版本）、Word 2021、Word 2019、Word 2016，甚至還有像 My Office for 這樣的行動應用程式。 iPhone雖然一些視覺細節可能會有所不同，但它們的工作流程都非常相似。
本質上，Word 讓你能夠 做兩件與實體出貨相關的大事一方面，設計並列印帶有收件人和寄件人地址的信封；另一方面，產生可以貼在信封、盒子、包裹或您在日常活動中使用的任何類型的實體信件上的標籤頁。
此外，這些工具還與…集成 郵件合併功能和資料來源 （如 Excel 中的列表 或 Outlook 自己的通訊錄），這樣您就可以大量建立個人化郵件，而無需單獨輸入每個位址。
要注意的是，Word 的選項分為以下幾類： 快速建立單一信封或標籤 以及專為批量創建而設計的先進流程。最棒的是，所有操作都可以在同一個標籤頁中控制：郵件。
在 Word 中設定寄件者位址
在你開始瘋狂列印信封之前，請記住… 定義預設退貨地址 在 Word 中。這樣，每次建立新信封時，應用程式都會自動填寫該字段，只有當您想要使用不同的地址時才需要更改它。
要建立這個地址，你需要這樣做： 在 Word 的常規選項中進行設定。轉到“檔案”選項卡，然後選擇“選項”，在進階選項中，您會找到一個名為“郵寄地址”的常規設定部分。您可以在此輸入您希望在列印表格上顯示的回郵地址。
此位址將保持不變 已保存，可用於未來的信封因此，您無需重複填寫。如果您需要更改回郵地址（例如，從不同的分行或地址寄送），您可以隨時臨時修改該文本，或在列印時直接在信封上填寫備用地址。
另一個好處是，即使你決定 請勿在特定信封上顯示回郵地址。Word 將繼續使用此位址作為設定中的預設位址，因此您不會在以後的提交中遺失此位址。
列印信封前，請先查看列印選項。
使用信封時最常見的錯誤之一是 沒有檢查印表機如何預期它們每台機器都有自己的送紙方式：有些要求信封正面朝上，有些要求信封正面朝下；有些要求從短邊插入，有些要求從長邊插入；位置也會變化（紙盒的右側、中間或左側）。
在「郵件」標籤的「建立」群組中，您可以開啟該選項。 信封 並開啟相應的對話框。在那裡，您會找到一個“選項”按鈕，點擊後會打開一個窗口，其中包含兩個主要選項卡：一個用於信封選項（大小、文字位置等），另一個用於… 信封的特定列印選項.
C:\Windows\System32\config\system 是什麼？如果它損壞了該如何修復？在“大小”部分，Word 允許您 可從不同的標準信封格式中進行選擇如果所有選項都不符合您的需求，您可以選擇自訂尺寸並手動輸入信封的寬度和高度。這在處理特殊格式、帶襯墊的信封或不常見的尺寸時尤其有用。
在列印選項標籤中，Word 使用來自以下位置的資訊： 印表機驅動程式 下圖展示如何正確裝入信封。圖中可以看到信封應該放在托盤的右側、中間還是左側，應該從短邊還是長邊放入，印刷面應該朝上還是朝下。
如果信封是從短邊插入的您可能需要旋轉一下，以防止文字倒置。最好先進行一次測試列印：在「收件地址」方塊中輸入測試地址，按照列印選項視窗中的圖示放入一個信封，然後發送列印要求。這樣您就可以檢查列印是否正確，或者是否需要進行任何調整。
如果結果不如預期，您還有以下幾種切實可行的替代方案： 請查閱印表機手冊或說明部分。 關於信封裝入問題，請更新印表機驅動程式（如果有更新版本），當然，也可以返回 Word 的列印選項，嘗試不同的設置，直到找到適合您特定型號的配置。
在 Word 中建立、列印和儲存信封
一旦您確定了列印偏好和寄件者地址，就可以開始操作了。 建立信封本身一切再次從「郵件」標籤和「建立」群組開始，在那裡您可以找到「信封」按鈕。
打開此對話方塊後，您會看到兩個主要文字方塊：一個用於… 收貨地址（收件者） 還有一個欄位用來填寫寄件人地址。在第一個欄位中，您可以手動輸入信件或包裹的寄送地址。如果您在電腦上安裝了相容的電子報錄，可以直接從通訊錄插入位址，無需手動輸入。
如果你想注意自己的外表，你可以 格式 雙向文字 很簡單。只需選取文本，右鍵單擊，然後選擇「字體」等選項，即可調整字體、字號、樣式（粗體、斜體等）和其他格式參數。這樣，您就可以應用更正式的商務風格，或者只是提高可讀性。
在回郵地址方塊中，您可以輸入新地址，也可以讓 Word 使用您已輸入的地址。如果您不希望某個信封上顯示回郵地址，可以選取對應的核取方塊。 在該包裹中省略退貨地址。並保留預設設定以供將來使用。
在某些環境下，Word 也提供了以下可能性： 新增電子郵資 在信封上新增郵資。為此，您必須安裝相容的郵資程序，該程序通常僅在某些國家/地區並透過特定服務提供。在對話方塊中，您可以啟用新增郵資的選項；如果您未安裝任何程序，Word 可能會建議您連接到線上服務以獲取更多資訊。
填寫完資訊後，您有兩種主要路徑可供選擇。如果您只想 當場列印信封。 無需儲存任何內容，請按照「信封選項」對話方塊「列印選項」標籤中的圖示，將信封插入印表機，然後按一下「列印」。 Word 會將列印作業直接傳送到印表機。
如果您正在尋找的是 儲存信封設計圖以供重複使用或附在文件上。您可以選擇“新增至文件”選項。 Word 會將信封插入到目前文件的第一頁，剩餘頁面可用於撰寫信件或隨附內容。然後，只需轉到“檔案”>“另存為”，並為檔案命名即可儲存。
建立並列印相同的標籤頁
除了信封之外，Word 還支援以下功能： 列印整張相同的標籤紙例如，對於需要重複使用的地址（寄件者）標籤、產品識別貼紙、內部代碼或任何需要在整張紙上重複出現的信息，這種方法非常理想。
如何逐步更新搭載 webOS 的 LG 智慧電視為此，您需要轉到“通信”選項卡並點擊 標籤此時會彈出一個對話框，您可以在其中輸入要顯示在標籤上的信息，通常是在“地址”欄位中。這些資訊通常是文本，但您也可以根據需要將其與圖形或特殊格式結合使用。
列印前，請務必按下按鈕 選項 為了方便您選擇標籤供應商和特定產品，Word 內建了相當全面的標籤品牌和型號清單。因此，如果您的標籤紙是標準尺寸，您幾乎肯定能在清單中找到它。選擇正確的產品後，Word 會自動調整每個標籤的尺寸以及每張紙上的標籤數量。
如果您的參考文獻因任何原因未出現在清單中，您可以使用該按鈕。 新標籤 要建立自訂設計，您需要輸入每個標籤的精確尺寸、邊距、垂直和水平間距，以及行數和列數。儲存後，您可以日後重複使用此設計。
在對應的方塊中輸入標籤文字後，您可以選擇： 使用字型和段落工具修改格式就像編輯信封一樣。只需選取文本，右鍵單擊，然後套用所需的格式變更（字體、對齊方式、行距等）。
在標籤對話方塊底部，您可以選擇列印標籤。 同一標籤的完整頁面 或只是在紙張的特定位置加上一個標籤。如果需要用相同內容填滿整張紙，請選擇整頁選項並列印，或先建立新文件進行預覽。
另一方面，如果你需要 單一標籤 在部分使用的標籤紙上，您可以在「僅標籤」方塊中選擇特定的行和列。這樣可以避免浪費標籤紙：Word 只會列印指定位置的內容，並將剩餘空間保留以備將來使用。
總之，這樣做是明智的，尤其是在使用客製化設計或昂貴的標籤紙時。 先嘗試用普通紙列印。 檢查對齊情況。這可以確保內容完全位於每個標籤的邊界內。
郵件合併信封和標籤
當你需要發送時 大量個人化信件或包裹理想情況下，您應該使用 Word 的郵件合併工具。此功能可讓您將文件連接到資料來源（例如，包含姓名和地址的 Excel 電子表格），並為清單中的每筆記錄產生信封或標籤。
在「通訊」標籤上，您可以選擇 開始郵件合併在這裡，您可以選擇要處理的是信件、信封還是標籤。選擇「信封」或「標籤」後，Word 會開啟對應的設定對話框，您可以在其中調整大小、邊距和格式，就像我們之前看到的一樣。
對於信封，您可以在「信封選項」標籤中進行特定設定： 信封尺寸、字體和文字位置 對於寄件者和收件人，Word 會顯示結果預覽，方便您查看列印出來的地址效果。此外，「列印選項」標籤可讓您指定信封的進紙方式，確保郵件合併功能正常運作，避免定位錯誤。
就標籤而言，這個過程始於選擇。 標籤紙的品牌和參考訊息 從相應的下拉式選單中選擇。透過選擇確切的模板，Word 會自動計算每張紙上的標籤數量、標籤大小以及如何分佈文字以實現完美適配。如果您的標籤未列出，您可以使用「新標籤」選項建立自己的設計。
一旦確定了信封或標籤紙的格式，下一步就是… 選擇收件人您可以在此處連結 Excel 文件、資料庫、聯絡人列表，甚至可以手動建立新的資料來源。清單中的每一行代表一個不同的貨件，包含名稱、地址、郵遞區號等欄位。
Windows 中的例外程式碼：它們是什麼、類型、原因以及如何處理它們然後剩下的就是插入 信封或第一個標籤上的合併字段例如，您可以將名字、姓氏、地址、城市和郵遞區號放置在實際列印位置。執行合併作業後，Word 將產生與資料來源記錄數相同的信封或標籤，每個信封或標籤都包含收件者的個人化資訊。
在標籤中，接受設定後，文件將變為 一張標示每個標籤範圍的表格表格邊框可能一開始就不太明顯，但它們確實存在：您可以啟用或修改邊框顯示，以便更輕鬆地操作。不過，為了避免在標籤上繪製不必要的線條，最好在列印前先停用邊框或移除可見邊框線。
一切準備就緒，剩下的就是輸入密碼了：您可以 查看之前的結果如果您不想使用整個收件者列表，可以篩選收件者；當您滿意後，即可大量列印，確保每個信封或標籤都包含正確的資訊。
使用 Outlook 聯絡人清單和其他選項
除了電子表格等資料來源之外， 數據庫單字 它與 Outlook 的整合效果非常好。微軟的電子郵件用戶端。如果您已經整理好了聯絡人信息，包括姓名、郵政地址和其他您希望在實體郵件中重複使用的數據，那麼這項整合尤其有用。
在「信封和標籤」選項中，通常會有一個形狀像通訊錄或筆記本的小按鈕，可以讓你… 直接匯入 Outlook 聯絡人點擊即可選擇要使用的聯絡人，並自動填寫送貨地址等字段，無需複製貼上。
這種整合大大簡化了創建過程。 單一聯絡用的信封或標籤但如果您使用地址簿作為資料來源，也可以在郵件合併中利用此功能。這樣，每個聯絡人都會成為群發郵件中的一個收件者記錄。
在信封和標籤對話方塊選項中，您還會看到其他實用資訊：例如， 印表機紙匣中紙張的方向 並可預覽最終效果。您可以透過「選項」按鈕調整所有這些設置，確保螢幕上顯示的內容與實際列印效果一致。
另一個可能引起您興趣的特點是： 新增電子郵資如果您的國家/地區提供此功能，您需要下載相容的電子郵政軟體才能使用。通常可以透過第三方服務或微軟提供的連結來取得該軟體。建議您諮詢當地郵局，以了解此功能是否可用以及如何將其整合到您的工作流程中。
一切準備就緒後（格式、聯絡人、列印選項），操作過程就簡化為按下按鈕即可。 打印但避免浪費信封或標籤的關鍵在於花幾分鐘時間正確設定尺寸、邊距、紙張方向和資料來源。這可以確保每封郵件看起來都很專業，並且印表機不會對紙張進行任何異常處理。
掌握 Word 中信封和標籤的列印技巧 這意味著從每次發貨時都要費力地使用印表機，到擁有一個可靠、快速的系統，該系統完全適應您的工作方式，無論您是每月發貨幾次，還是準備有數百名收件人的大規模活動。
相關文章：在 Word 中使用郵件合併的完整指南
艾薩克對字節世界和一般技術充滿熱情的作家。我喜歡透過寫作分享我的知識，這就是我在這個部落格中要做的，向您展示有關小工具、軟體、硬體、技術趨勢等的所有最有趣的事情。我的目標是幫助您以簡單有趣的方式暢遊數位世界。